En el artículo ¿que hacer ante una solicitud internacional de compra no solicitada? Acabamos diciendo que el potencial cliente, para cerrar el contrato, nos convocaba a una reunión en su país.
En estos casos, y aún habiendo seguido el protocolo de contrastación de la información aportada por el contacto, debemos seguir tomando nuestras precauciones para evitar mal entendidos y situaciones indeseadas o desagradables. Sí además es la primera vez que viajamos al país de marras, y no hablamos su lengua, más precauciones deberemos tomar, si bien, las que se proponen debería seguirse en todo caso.
Recordemos que la solicitud de compra nos ha llegado sin buscarla, y que el contacto desea confirmar la venta con una visita a su país, lo cual es una práctica poco habitual y que debe ponernos en guardia.
Lo primero que deberíamos hacer es decirle al contacto que si quiere conocernos que venga a visitarnos él. Por supuesto si nos pide que le paguemos el viaje y que corramos con ciertos gastos, deberemos decirle que no.
Si decidimos hacer el viaje, debemos tomar las siguientes precauciones, por supuesto, antes de viajar habremos acordado los términos del contrato:
1.Organizar nosotros el viaje. (No informaremos al contacto de los detalles del mismo, día de llagada, de partida, hotel donde nos alojaremos, etc)
2.Informaremos a la OFECOMES y al Consulado de España que vamos a viajar al país a tener una entrevista de trabajo, y les informaremos de donde nos alojaremos y el plan de ruta. Seguiremos sus recomendaciones.
3.Solicitaremos a la OFECOMES un listado de traductores acreditados para que nos acompañe, aunque dominemos una lengua franca (inglés o francés), es mejor utilizar un traductor nativo que sepa español, pues podrá interpretar mejor lo que diga el contacto, y evitaremos malentendidos.
4.Nos citaremos con el contacto en su empresa. Habremos contrastado antes que la sede existe. Es otro servicio que las OFECOMES ofrecen.
Llegaremos con nuestros medios (taxi o coche de alquiler). El traductor nos puede hacer de chofer en caso necesario. Siempre contrataremos o alquilaremos un taxi /coche siguiendo las recomendaciones de la OFECOMES o del hotel donde nos hospedemos.
En caso que se nos cite en un restaurante o se ofrezcan a recogernos al hotel, nosotros rechazaremos esto último. Hablando con la OFECOMES podríamos tener la reunión en las instalaciones de la misma, muchas ofrecen este servicio. También podemos quedar en el lounge de otro hotel que no sea donde nos alojemos, y llegando con nuestros medios.
Si tenemos algún contacto en el país u conocido, también le informaremos de nuestros planes. Puede ser conveniente concertar una llamada de control a cierta hora, de forma que si esta no se produce puedan saltar las alarmas. Hay que ser responsable y organizado con este tipo de acciones.
5.Siempre que sea posible llevaremos nuestro teléfono móvil con la batería llena. Llevar una batería extra no está demás. Es recomendable hacerse con el número de emergencia consular.
6.Por mucha buena impresión que nos pueda haber creado el contacto en nuestra primera entrevista, no aceptaremos ningún cambio de agenda imprevisto o un desplazamiento no acordado. Daremos una excusa amable (tenemos otra entrevista, hemos quedado a cenar con un amigo, etc) y nos iremos.
7.Por supuesto no hacer ningún pago que nos soliciten para “ablandar algún funcionario”
8.No viajar ni trasladarse en horas nocturnas, es decir, todos los desplazamientos se harán en horas de luz, de manera que al atardecer ya nos hallemos en los hoteles donde hayamos reservado.
Siguiendo estos consejos, no deberíamos tener situaciones indeseadas en nuestros viajes de negocios, y en caso de encontrarnos ante una, minimizaremos los riesgos, y nuestra gente, la legación española y otros contactos podrán prestarnos ayuda.
Vicente R. Basabe Desmonts.
vicente.basabe@desmontsinternational.com
