Según mi experiencia son tres las áreas funcionales que todo departamento de exportación debe tener, y que exponemos, a continuación, de menor a mayor grado de responsabilidad y jerarquía, debiendo la función de jerarquía mayor, a parte de realizar sus funciones, coordinar, supervisar y dirigir las acciones de las áreas de menor jerarquía.
A. Area administrativo comercial.
B. Area técnico comercial.
C. Area comercial.
Según el volumen de negocio, habrá que asignar a cada área funcional, más o menos personal con las habilidades y aptitudes necesarias para el desempeño eficaz y eficiente de las funciones y tareas encomendadas a cada área.
Así habrá empresas, donde una sola persona se haga cargo de las tareas de las tres áreas, otras con una persona por área, y otras con grupos de trabajo por área.
En todos los casos, y para todas las áreas, es preciso que las personas encargadas tenga habilidades comerciales y técnicas acerca del comercio internacional, y como no, el conocimiento de al menos un segundo idioma, preferiblemente el inglés.
El área administrativo comercial tiene las funciones de:
a.1. Búsqueda de clientes potenciales.
a.2. Contacto con clientes potenciales.
a.3. Análisis de clientes potenciales.
a.4. Seguimiento de clientes potenciales.
a.5. Preparación de agendas de viajes comerciales.
a.6. Relación con organismos oficiales de apoyo a la exportación.
a.7. Mantenimiento de un stock de muestras.
a.8. Archivo de la documentación de cada pedido.
a.9. Análisis y seguimiento de mercados.
El área Técnico comercial engloba las funciones de:
b.1. Evaulación de las necesidades de los clientes.
b.2. Elaboración de ofertas para clientes.
b.3. Seguimiento de las ofertas de los clientes.
b.4. Recepción de pedidos.
b.5. Seguimiento de pedidos.
b.6. Visado de la documentación de exportación y envío de la misma al cliente.
b.7. Seguimiento del envío.
b.8. Control de satisfacción del cliente a la recepción del pedido.
b.9. Seguimiento del cobro del pedido
b.10. Control de satisfacción del cliente tras el cobro.
El área comercial es responsable de las funciones de:
c.1. Viajes de prospección y comerciales.
c.2. Elaboración de informes para la dirección y gestión de la exportación.
c.3. Fijación de precios.
c.4. Control de precios.
c.5. Desarrollo de nuevos productos.
c.6. Análisis de la rentabilidad de los clientes.
c.7. Relaciones con las instituciones de cobertura de riesgos comerciales.
c.8. Mantenimiento del archivo de contactos potenciales.
c.9. Presupuesto de ventas y análisis de las desviaciones,
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